Sie planen eine Veranstaltung für ein Unternehmen aus der Pharmabranche? Beachten Sie unbedingt die relevanten Pharmakodizes! Bei der Wahl des Veranstaltungshotels und der Planung des Programms müssen Sie einige Aspekte berücksichtigen, um nicht mit einem Pharmakodex in Konflikt zu geraten.
DER ACHTERMANN verfügt über Erfahrung in der Durchführung von Tagungen für Pharmaunternehmen. Wir kennen die Voraussetzungen, die wir als Veranstaltungshotel erfüllen müssen und bieten Ihnen somit die notwendige Planungssicherheit.
Wir haben für Sie an dieser Stelle die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl eines Hotels und der Planung des Programms zusammengefasst. Weitere Informationen zu den Verbänden und Details zu den Kodizes erhalten Sie auf unserer Übersicht der Verbände.
Ihre Vorteile bei uns
- DER ACHTERMANN ist kodexkonform
- Wir haben kompetente Ansprechpartner, die die Bestimmungen des Pharma-Kodex kennen
- Sie erhalten ein zielgruppenspezifisches Hotelangebot für Business- und Tagungskunden
- Wir gestalten passgenaue Tagungs- und Seminarangebote
- Kostenfreie Versendung von Hotelinformationen
- Online-Zimmerreservierung aus einem vereinbarten Kontingent für den Organisator und die Teilnehmer über einen Buchungscode
- Online buchbare Zusatznächte für Teilnehmer
Was muss hinsichtlich des Veranstaltungsortes beachtet werden?
1.) Für welche Unternehmen gilt der Pharmakodex?
Vorgaben für kodexkonforme Tagungen wurden unter anderem vom FSA (Verein „Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.V.“) und dem AKG („Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen e.V.“) formuliert. Die Kodizes beider Vereine gelten für alle Unternehmen der Pharmabranche, die Mitglied oder verbundenes Unternehmen der jeweiligen Verbände sind. Folgende Bereiche sind dabei jedoch ausgeschlossen:
- Veranstaltungen für eigene Mitarbeiter des Pharmaunternehmens, wie Besprechungen und Tagungen der Führungskräfte, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Informations- und Produkteinführungsveranstaltungen (Praxis- und Management-Seminare)
- nicht verschreibungspflichtige Human-Arzneimittel (OTC-Produkte)
- Medizintechnik
- Tierarzneimittel
2.) Welche Hotels kommen als Veranstaltungsort in Frage?
Das Hotel muss eine klare Ausrichtung auf den Business-Charakter aufweisen.
Unser Tagungszentrum besitzt insgesamt 15 Tagungsräume mit einer Kapazität für bis zu 800 Personen. Auch Geschäftsreisende sind regelmäßig bei uns zu Gast. Unser Hotel verfügt zwar über ein Schwimmbad und einen Saunabereich, jedoch stehen diese nicht im Vordergrund unserer Leistung und bieten keine außergewöhnlichen Wellness-Angebote. Der Erlebnis- und Erholungscharakter steht bei Ihrer Veranstaltung somit nicht im Vordergrund.
3.) Preisrahmen und Kostenübernahme
Bei der Buchung der Veranstaltung (und auch der Übernachtung der Teilnehmer) muss ein „angemessener“ Preisrahmen für die Übernachtung inkl. Frühstück und MwSt. eingehalten werden. (§20 Abs. 3 des FSA-Kodex und §19 des AKG-Kodex). Unsere Angebote sind so gestaltet und kalkuliert, dass dieser Rahmen nicht überschritten wird.
Übernachtungen dürfen nur dann übernommen werden, wenn sie hinsichtlich Dauer der Veranstaltung und Zumutbarkeit für die Teilnehmer notwendig und angemessen sind. Zumutbar ist eine Heimreise von bis zu 2 Stunden bei einer Veranstaltungsdauer ab 7 Stunden, wenn der Gesamtablauf 12 bis 13 Stunden nicht übersteigt. Erst ab einem Gesamtablauf von mehr als 14 Stunden ist eine Kostenübernahme für die Übernachtung zulässig.
4.) Welche Regeln gelten für Bewirtung und Tagespauschalen?
Auch die Bewirtung der Teilnehmer ist durch §20 Abs. 3 des FSA-Kodex geregelt. Für interne Fortbildungsmaßnahmen dürfen pro Teilnehmer und Mahlzeit maximal 60€ inkl. Getränke und MwSt. berechnet werden. Unsere Tagungspauschalen orientieren sich an diesem Wert. Wir achten gemeinsam mit Ihnen darauf, dass das Verhältnis von wissenschaftlichem Programm und Bewirtungskosten angemessen ist; 60€ bei einem einstündigen Vortrag wären beispielsweise in keinem Falle angemessen. Kosten für Technik, Raummiete und Kaffeepausen sind in unseren Tagungspauschalen inkludiert.
5.) Was muss bei der Planung eines Rahmenprogrammes beachtet werden?
Generell ist eine Kostenübernahme für Sport-, Kultur, und Freizeitaktivitäten zu jedem Zeitpunkt der Fortbildungsmaßnahme nicht erlaubt. Übernimmt der Teilnehmer die Kosten selbständig, so ist ein Rahmenprogramm dann möglich, wenn es nicht in die Zeiten der Fortbildung fällt. Problemlos können hingegen die hoteleigenen und kostenlosen Anlagen wie zum Beispiel unser Schwimmbad oder der Saunabereich genutzt werden.
6.) Dürfen Teilnehmer eine Begleitperson mitbringen?
Der FSA-Kodex und die MBO-Ä (Musterberufsordnung Ärzte) verbieten, dass sowohl die Kosten für die Übernachtung und Verköstigung als auch die Organisation für Begleitpersonen übernommen werden. Die Mitnahme von Begleitpersonen ist nicht generell ausgeschlossen, muss jedoch zu 100% privat vom Teilnehmer organisiert und bezahlt werden. Wir sind uns dieser Umstände bewusst und berücksichtigen dies bei der Planung und Durchführung.
7.) Das Hotel muss für Teilnehmer und Referenten gut erreichbar sein
DER ACHTERMANN liegt in der geografischen Mitte Deutschlands und ist per PKW über die Autobahn A7 und die Bundesstraßen B6 und B82 komfortabel zu erreichen. Das direkt ans Hotel angebundene öffentliche Parkhaus bietet ausreichend Parkgelegenheiten. An das Netz der Deutschen Bahn ist Goslar gut angebunden. DER ACHTERMANN ist vom Bahnhof aus fußläufig erreichbar.
8.) Ausreichende Kapazitäten bezüglich Zimmer und Tagungsräume
Unser Tagungszentrum mit insgesamt 15 Tagungsräumen und einer maximalen Kapazität von 800 Personen bietet Raum für Tagungen und Seminare aller Art. Unseren Übernachtungsgästen bieten wir in 154 Zimmern Raum und Ruhe.
9.) Zeitpunkt der Veranstaltung
Den Zeitpunkt der Veranstaltung bestimmen Sie in Absprache mit unserem Tagungsverkauf. Gerne gehen wir auf Ihre Wünsche ein, sofern wir zum Wunschtermin Kapazitäten anbieten können.
10.) Qualifikation bzw. Renommee der Einzuladenden
Die Zusammensetzung Ihrer Teilnehmerliste muss sich fachlich an den Inhalten der Veranstaltung orientieren
11.) Selbstdarstellung der Location im Internet
Die Besucher unseres Hauses sind aus verschiedenen Anlässen bei uns zu Gast. Tagungsgäste und Geschäftsreisende stellen hierbei einen bedeutsamen Anteil und finden detaillierte Informationen zum Tagungszentrum auf unserer Homepage. Unsere ausgewogene Gästestruktur spiegelt sich in unserem Internetauftritt wieder. Für alle unsere Gäste bieten wir die Möglichkeit, sich in unserem Schwimmbad und im Saunabereich zu entspannen. Da wir keine Leistungen anbieten, die einen reinen Wellnesscharakter vermuten lassen, können wir Konformität mit dem Pharmakodex gewährleisten.
12.) Wahrnehmung der Location in der Öffentlichkeit
In der Öffentlichkeit treten wir als Hotel- und Tagungszentrum auf. Dies ist in unserem Firmensignet manifestiert. Die offizielle Beschilderung in Goslar weist uns als Tagungszentrum aus. Seit mehrereren Jahren nehmen wir erfolgreich und öffentlichkeitswirksam an anerkannten Wettbewerben wie „Top 250 Tagungshotels“ teil und werben mit den daraus resultierenden Auszeichnungen.
Weitere Informationen
- Das veranstaltende Unternehmen darf die Angehörigen der Fachkreise nicht in unlauterer Weise in Ihren Therapie-, Verordnungs-, und Beschaffungsentscheidungen beeinflussen. Konkret: Teilnehmern aus den Fachkreisen oder weiteren Dritten darf keinerlei unlauterer Vorteil angeboten, versprochen oder gewährt werden
- Interne Fortbildungsveranstaltungen müssen sich inhaltlich nicht zwingend mit Arzneitmitteln oder Produkten des Unternehmens befassen. Jedoch darf sich die Fortbildungsmaßnahme nicht als untentgeltliche Zuwendung herausstellen, die beispielsweise den teilnehmenden Ärzten Zugang zu Informationen verschafft, für die Sie am freien Markt hätten bezahlen müssen. Dies würde eine Vorteilsgewährung und somit einen Kodexverstoß darstellen.
- Jedes Unternehmen hat eigene interne Richtlinien für die Buchung und Durchführung von Veranstaltungen. Der Achtermann ist kodexkonform – zur Sicherheit und Vermeidung von Stornierungskosten bitten wir Sie jedoch, Ihre Veranstaltung bei uns mit der zuständigen Stelle in Ihrem Unternehmen (z.B. Kodex Compliance Officer, Kodex Compliance Beauftragten oder einen Rechtsberater) abzusprechen.
Relevante Stellen in den Kodizes
FSA-Kodex
§ 1 Anwendungsbereich
§ 2 Definitionen
§ 3 Verantwortlichkeit für das Verhalten Dritter
§ 20 Einladung zu berufsbezogenen wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen
§ 21 Geschenke
§ 22 Bewirtung
AKG-Kodex
§ 1 Anwendungsbereich
§ 2 Definitionen
§ 3 Verantwortlichkeit für das Verhalten Dritter
§ 19 Einladung zu berufsbezogenen wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen
§ 20 Geschenke
§ 21 Bewirtung
Die Hotel Der Achtermann Betriebs Gmbh haftet nicht für etwaige Ansprüche (insbesondere Schadensersatzansprüche) die gegen den Veranstalter bzw. das betreffende Unternehmen aufgrund der Beschaffenheit des Hotels oder aufgrund der Erbringung von Leistungen durch das Hotel im Zusammenhang mit einer Veranstaltung geltend gemacht werden. Dasselbe gilt auch für Sanktionen, die gegen den Veranstalter bzw. das Pharma-Unternehmen wegen eines Verstoßes gegen den Pharma-Kodex verhängt werden sollten.
